Как организовать и проводить онлайн-встречи максимально эффективно

«Ох, опять эта встреча на три часа... Я лучше поработаю», — возникала ли у вас когда-то такая мысль? Если да, то вы точно знаете, как сложно организовать и провести групповую встречу, а ещё сложнее, если она онлайн.

Есть мнение, что виртуальные митинги по сравнению с реальными неэффективны. В этом посте я расскажу, как организовать и сделать командную онлайн-встречу плодотворной, чтобы ничего не упустить и удерживать показатели продуктивности команды на хорошем уровне.

Для начала давайте пройдёмся по пунктам, которые необходимо выполнить для организации встречи.

1. Подготовка и организация онлайн-встречи

1.1. Определите цель и составьте план

Чётко поставленная цель и план обеспечат высокую продуктивность встречи, позволят не сбиться с курса и избежать сумбура.

Очень часто план выступает целью, и это одна из самых распространённых ошибок. Например, обсудить новые идеи развития бизнеса — это не цель. Цель в данном случае — сформировать список потенциально успешных идей.

Ещё пример: найти решение проблемы — конечная цель. А план, исходя из этого, может быть таким:

1. Провести мозговой штурм.
2. Обсудить варианты решений.
3. Выбрать потенциально выигрышный.
4. Наметить пути его реализации.

В плане также желательно зафиксировать важные моменты, которые необходимо обговорить с командой.

1.2. Назначьте время

Перед тем как это сделать, опросите сотрудников, в какое время им удобно провести онлайн-встречу. Для этого можно набросать разные варианты и сделать опросник, по результатам которого выбрать подходящее время для большинства.

1.3. Установите тайминг и придерживайтесь его

Опираясь на цель и план онлайн-встречи, составьте более или менее реальный тайминг. Не нужно его укорачивать и стремиться закончить конференцию быстрее, особенно если вы понимаете, что тема достаточно обширная и требует долгих обсуждений.

Ваши сотрудники могут запланировать другие онлайн-митинги и важные дела сразу после встречи, из-за чего выход за рамки обозначенного времени может привести к рассредоточению внимания и концентрации участников.

1.4. Запланируйте онлайн-встречу в календаре и оповестите всех участников

Создавая встречу в календаре, не забудьте указать:

• тему;
• время;
• продолжительность;
• план встречи;
• сервис или программу, с помощью которой вы будете связываться. Среди популярных: Google Hangouts, Skype, Zoom.

Добавьте email участников и разошлите им уведомления. Самый популярный и удобный онлайн-календарь для создания встреч / мероприятий — Google Calendar.

Также есть выбор и среди других онлайн-календарей, например, Microsoft Outlook calendar и Teamup Calendar.

Если вы выполнили все вышеперечисленные пункты — это уже половина успеха. Дальше я расскажу, как сделать встречу продуктивной.

2. Проведение онлайн-встречи

2.1. Устраните отвлекающие факторы

Это кажется очевидным, но не забывайте, что организация рабочего места напрямую влияет на вашу продуктивность. Относитесь к онлайн-встречам максимально ответственно. Для концентрации внимания позаботьтесь о следующем:

1. Отключите звук на телефоне.
2. Выключите оповещения и музыку на компьютере / ноутбуке / других устройствах.
3. Закройте посторонние вкладки и приложения, чтобы быстро переключаться только на нужные. Подготовьте заранее презентации и документы, которыми вы будете пользоваться во время встречи.
4. Обеспечьте себе нейтральный вид перед глазами и фон позади вас. Уберите все лишние предметы, за которые может цепляться ваш взгляд и взгляд других участников. Кстати, в Skype есть функция размытия фона, она может быть очень полезна, если нет возможности найти нейтральный фон.
5. Старайтесь смотреть в камеру устройства, с которого вы связываетесь с коллегами. Визуальный контакт — важный фактор общения, а особенно, когда оно происходит онлайн.

Попросите коллег сделать то же самое.

2.2. Перед началом проверьте звук и камеру

Убедитесь, что неполадки со звуком и камерой не будут отвлекать внимание и сбивать с толку. И не забывайте, что устраняя неполадки оборудования устройства, вы тратите время своё и других сотрудников.

2.3. Не опаздывайте

Опаздывать — непрофессионально. Цените время ваших коллег и требуйте от них того же.

2.4. Будьте максимально вовлечены в процесс

• Старайтесь слушать внимательно каждого участника команды, покажите, что вы заинтересованы в его мнении, реагируйте на его реплики (после того, как он закончит мысль).
• Вовлекайте тех участников, которые немного отстранены от дискуссии.
• Создайте дружественную и сплочённую атмосферу: например, в начале встречи попросите собеседников «зачекиниться» — ответить на простой вопрос, не связанный с работой (например, какое интересное событие произошло с ними за вчера).
• Следите, чтобы участники встречи говорили по очереди — этого как минимум требует этикет, но также вы избежите неполадок со связью.
• Выключите микрофон, если сейчас не ваша очередь говорить — иногда даже тихого шелеста бумаг или стука по клавиатуре достаточно, чтобы сделать помехи и сорвать концентрацию других участников.

2.5. Фиксируйте важное

Перед встречей откройте приложения для заметок или онлайн-офис, где вы сможете записывать важные детали. Так вы не упустите ключевые моменты, сможете быстро вернуться к ним после совещания и чётко составить письмо по итогам встречи.

Совет: не забывайте выключать звук во время печатания текста.

2.6. Составьте грамотный фоллоу-ап

В конце встречи ещё раз посмотрите план и убедитесь, что вы ничего не упустили. Если с этим всё в порядке, как можно раньше приступите к написанию письма по итогам:

1. Обозначьте тему и дату, когда была проведена встреча. Например: «Это фоллоу ап по встрече «Новые идеи для развития проекта», которую мы провели 25 марта».
2. Кратко и ясно напишите решения, к которым вы пришли.
3. Укажите ответственных за выполнение каждой задачи.
4. В конце письма напишите, что вы готовы ответить на все вопросы, которые могут возникнуть.
5. Отправьте письмо каждому участнику.

Не забывайте структурировать письмо: расставлять абзацы, делать списки, а также выделять важные пункты жирным шрифтом.

Подводим итоги

В онлайне действует немного другой подход к рабочим совещаниям, но неизменной и важной является ответственность при подготовке. Просуммируем вышесказанное и перечислим пункты чеклиста, которые нужно выполнить для проведения продуктивной онлайн-встречи:

• определить цель и составить план,
• выбрать подходящее время,
• установить тайминг и придерживаться его,
• запланировать встречу и оповестить всех участников,
• устранить отвлекающие факторы,
• проверить оборудование компьютера: звук и камеру,
• не опаздывать,
• вовлекаться в процесс,
• фиксировать ключевые моменты,
• составить фоллоу-ап.

Расскажите, как вы планируете и проводите совещания онлайн? Нам будет очень интересно узнать, как это происходит в вашей компании 😊